سكرتير

مكة المكرمة - شركة سنود للفندقة / دوام كامل


سكرتير



  • كود الوظيفة : AD-2020
  • تاريخ الإعلان : الجمعة 17 , يوليو, 2020
  • تصنيف الوظيفة : إداري
  • نوع العقد : دوام كامل
  • مكان العمل :مكة المكرمة - شركة سنود للفندقة

الوصف الوظيفي


  • إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالرئيس التنفيذي
  • إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال  الرئيس التنفيذي
  • المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه
  • إستقبال زوار الإدارة العليا
  • تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي
  • تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
  • حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
  • إستلام و توجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
  • إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
  • تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
  • كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها
  • التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
  • مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
  • إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
  • تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الرئيس التنفيذى و متابعة قرار ات الرئيس التنفيذي
  • التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
  • التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا


الخطوة السابقة الخطوة التالية