الوصف الوظيفي

• إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالرئيس التنفيذي
• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال  الرئيس التنفيذي
• المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه
• إستقبال زوار الإدارة العليا
• تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي
• تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
• حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
• إستلام و توجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
• إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
• تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
• كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها
• التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
• مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
• إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
• تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الرئيس التنفيذى و متابعة قرار ات الرئيس التنفيذي
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا